Standard

Analisa Kebutuhan Informasi Perpustakaan

Oleh : M Isa Thoriq A

Saat ini perkembangan teknologi telah mengubah praktik dalam dunia kepustakaan. Ada dua hal yang  menjadi respon terhadap perkembangan teknologi, yaitu Automasi perpustakaan dan Perpustakaan Digital. Seringkali dua hal ini dianggap sama oleh masyarakat, sehingga terjadi tumpang tindih dan salah pengertian dalam memahami dan mempraktikannya. Automasi perpustakaan menurut Nur adalah Automasi perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI) (Nur: 2007). Selanjutnya Arif lebih spesifik menjelaskan bahwa Sistem Automasi Perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi pada pekerjaan administratif di perpustakaan agar lebih efektif dan efisien. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya (Arif:2003). Sedangkan perpustakaan digital adalah  sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi tesebut melalui perangkat digital (Sismanto, 2008). Layanan ini diharapkan dapat mempermudah pencarian informasi di dalam koleksi obyek informasi seperti dokumen, gambar dan database dalam format digital dengan cepat, tepat, dan akurat. Jadi Automasi Perpustakaan lebih pada penerapan teknologi informasi kepada kegiatan administratif sedangkan Perpustakaan Digital lebih kepada penerapan teknologi informasi untuk pernyebarluasan dan akses informasi. Dalam kesempatan kali ini akan dibahas kebutuhan dalam Menerapkan Automasi Perpustakaan.

Setelah mengetahui konsep Automasi Perpustakaan maka hal yang perlu dibicarakan apa yang menjadi pendorong Automasi Perpustakaan?. Di era saat ini banyak berkembang teknologi yang canggih untuk memudahkan tugas manusia, termasuk dalam tugas dalam pencarian informasi. Banya teknologi yang memudahkan manusia untuk mencari informasi, seperti internet, media televisi, telephone dan sebagainya. Masyarakatpun menghendaki adanya teknologi semacam ini di perpustakaan. Selain teknologi yang mudah dijumpai, fungsi dari teknologi ini sangat besar, sehingga membantu pustakawan dalam melakukan pelayanan yang cepat dan tepat. Jika perpustakaan tidak respon dengan perkembangan teknologi, maka citra di mata masyarakat akan semakin terpuruk, karena sekali-lagi teknologi sudah menjadi kebutuhan masyarakat.

Automasi perpustakaan meliputi :

1. Pengadaan koleksi

2.  Katalogisasi

3. Sirkulasi, reserve, inter-library loan

4. Pengelolaan terbitan berkala

5.  Penyediaan katalog (OPAC)

6. Pengelolaan anggota

7.  Statistik (Laporan)

Sebelum menerapkan Sistem Automasi terlebih dahulu mengetahui dan memahami hal-hal berikut:

  • Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP
  • Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem
  • Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance.
  • Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem
  • Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja.

Dengan demikian, pelakasanaan automasi akan berjalan dengan baik dan berkesinambungan. Sebuah Sistem Automasi Perpustakaan pada umumnya terdiri dari lima bagian, yaitu : (1) Pangkalan Data, (2) User/Pengguna, (3) Perangkat Automasi, (4)Network, (5)Data . Ketiga komponen automasi tersebut dijelaskan sebagai berikut.

1. Pangkalan Data

Setiap perpustakaan pasti tidak akan terlepas dari proses pengelolaan koleksi. Tujuan dari proses ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan kemudian mengorgani-sirnya dengan menggunakan kaidah ilmu perpustakaan. Pada sistem manual, proses ini dilakukan dengan menggunakan bantuan media kertas atau buku. Pencatatan pada kertas atau buku merupakan pekerjaan yang sangat mudah namun juga merupakan suatu proses yang tidak efektif karena semua data yang telah dicatat akan sangat sulit ditelusur dengan cepat jika jumlah sudah berjumlah besar walaupun kita sudah menerapkan proses peng-indeks-an. Dengan menggunakan bantuan teknologi informasi, proses ini dapat dipermudah dengan memasukkan data pada perangkat lunak pengolah data seperti : CDS/ISIS (WINISIS), MS Access, MySQL. Perangkat lunak ini akan membantu kita untuk mengelola pangkalan data, ini menjadi lebih mudah karena proses pengindeksan akan dilakukan secara otomatis dan proses penelusuran informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat karena perangkat lunak ini akan menampilkan semua data sesuai kriteria yang kita tentukan.

2. User/Pengguna

Sebuah sistem automasi tidak terlepas dari pengguna sebagai penerima layanan dan seorang atau beberapa operator sebagai pengelola sistem. Pada sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan operator tergantung dari tanggung jawabnya. Dalam setiap program aplikasi, user mempunyai tingkatan yang berlainan. Misalnya di dalam otomigenx (aplikasi Automasi Perpustakaan Buatan Perpustakaan ITB) user dibagi menjadi dua yaitu administrator dan nonadministrator.

3. Perangkat Automasi

Perangkat automasi yang dimaksud disini adalah perangkat atau alat yang digunakan untuk membantu kelancaran proses automasi. Perangkat ini terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu : a. Perangkat Keras, dan b. Perangkat Lunak Automasi. Tanpa adanya dua Pustakawan Perpustakaan perangkat ini secara memadai maka proses automasi tidak akan dapat berjalan dengan baik.

a. Perangkat Keras (Hardware)

Sebelum memulai proses automasi, sebuah perangkat keras perlu disiapkan. Yang dimaksud perangkat keras disini adalah sebuah komputer dan alat bantunya seperti Printer, Barcode, Scanner, dan sebagainya. Empat buah komputer sudah cukup untuk digunakan di dalam memulai proses automasi pada perpustakaan kecil dalam hal ini perpustakaan sekolah. Sedangkan untuk perpustakaan besar, diperlukan lebih banyak komputer dan pelengkapnya agar pelayanan kepada pengguna menjadi lancar. Spesifikasi minimal biasanya tergantung dari software yang digunakan. Misalnya, software senayan (program automasi perpustakaan buatan Diknas RI) minimal menggunakan pentium III. Sebab semakin banyak tampilan berbasis grafis (gambar) maka  semakin membutuh-kan spesifikasi yang tinggi.

b. Perangkat Lunak Automasi (Software)

Sebuah perpustakaan yang hendak menjalankan proses automasi maka harus ada sebuah perangkat lunak sebagai alat bantu. Perangkat lunak ini mutlak diperlukan keberadaannya karena digunakan sebagai alat bantu mengefisienkan dan mengefektifkan proses.

Ada 3 (tiga) cara untuk memperoleh perangkat lunak, antara lain :

1) (Mengembangkan Sistem Lokal) Membangun sendiri dengan bantuan seorang developer perangkat lunak. Jika instansi Anda mempunyai tenaga programer maka langkah pertama ini bisa dilakukan karena dapat menghemat biaya membeli perangkat lunak automasi.

2) (Mengadaptasi Sistem) Menggunakan perangkat lunak gratis, misalnya : CDS/ISIS, WinISIS, KOHA, OtomigenX, Senayan Library, dan sebagainya. Perangkat lunak ini bisa didapatkan dari internet karena didistribusikan secara gratis kepada semua saja yang memerlukan. Walaupun gratis perangkat lunak ini masih banyak kekurangan dan masih harus dimodifikasi lebih lanjut agar memenuhi sesuai dengankebutuhan masing-masing perpustakaan.

3) (Turnkey)Membeli perangkat lunak komersial beserta training dan supportnya yang dibangun oleh pihak ketiga. Perangkat lunak komersial, merupakan hasil riset pengembangnya dan mudah untuk diimplementasikan karena hanya perlu dilakukan perubahan fitur sedikit atau tidak sama sekali. Training dan Support selama beberapa periode waktu Pustakawan Perpustakaan UM Oct-09 Page: 6 juga akan diberikan oleh vendor secara penuh sehingga pengguna dapat langsung menggunakan tanpa harus bersusah payah lagi. Pilihan ini dapat dipilih jika terdapat dana yang mencukupi untuk membeli perangkat lunak.

Pilihan yang dijatuhkan, software harus:

> Sesuai dengan keperluan

> Memiliki ijin pemakaian

> Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.

> Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software.

4) Network / Jaringan

Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem. Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :

> Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)

> Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya

> Protokol komunikasi yang digunakan

·>Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan

5) Data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

Data ini biasanya dituangkan dalam bentuk katalog, katalog adalah informasi yang berisi data mengenai buku atau sumber informasi lain. Jaringan kerjasama antar perpustakaan seringkali menyebabkan ketersinggungan antara satu katalog dengan katalog lain yang mempunyai standar masing-masing, maka dibuatlah MARC (Machine Readeble Cataloging) yang memuat banyak unsur data dari sebuah koleksi, dalam perkembangan nya muncul yang lebih simple dan efektif disebut Dublin Core, yaitu  merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource description and discovery, yang terdiri dari 15 unsur. Dublin Core terdiri dari 15 unsur yaitu :

a. Title : judul dari sumber informasi

b. Creator : pencipta sumber informasi

c. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi

d. Description : keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian

e. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi

f. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi

g. Date : tanggal penciptaan sumber informasi

h. Type : jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan sebagainya

i. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi

j. Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian sumber informasi. Contoh URL, alamat situs

k Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi

l. Language : bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi

m. Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya.

n.  Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu

o. Rights : pemilik hak cipta sumber informasi

Disamping lima kebutuhan diatas (user, pangkalan data dan perangkat automasi) penerapan Automasi juga membutuhkan dukungan dari Pimpinan untuk membuat kebijakan dan anggaran. Karena pelakasanaan Automasi ini membutuhkan dana yang tidak sedikit, dan kerja keras pustakawan, seringkali penghargaan yang kecil terhadap tugas automasi menyebabkan pustakawan enggan mengerjakannya (Ardoni:2005). Dengan terpenuhinya lima kebutuhan awal tersebut maka Automasi Perpustakaa siap dilaksanakan dengan baik, efektif dan efisien.

REFERENSI

Ardoni. (2005). Teknologi Informasi: Kesiapan Pustakawan Memanfaatkannya. Akses tanggal 30 Maret 2010 tersedia di dspi.usu.ac.id/index.php?option=content &task=view&id.

Arif, Ikhwan. 2003. Konsep Perencanaan Dalam Automasi Perpustakaan. Diakses pada tanggal 22 Juni 2010 tersedia di http://kangtarto.blogspot.com/2008/01/konsep-dan-perencanaan-dalam-automasi.html

Subrata, Gatot. 2009. Automasi Perpustakaan. Diakses pada tanggal 22 Juni 2010 tersedia di http://library.um.ac.id/images/stories/pustakawan/kargto/Automasi % 20Perpustakaan. pdf

Subrata, Gatot.2009. Perpustakaan Digital. Diakses pada tanggal 22 Juni 2010 tersedia di http://library.um.ac.id/images/stories/pustakawan/kargto/Perpustakaan% 20Digital. Pdf

———. Automasi Perpustakaan. Diakses pada tanggal 22 Juni 2010 tersedia di http://tartoku.multiply.com/journal/item/3/Automasi_Perpustakaan

Wijoyo, Widodo, H.2009. MEMBANGUN AUTOMASI PERPUSTAKAAN: tinjauan kebutuhan spesifikasi software. Diakses pada tanggal 22 Juni 2010 tersedia di http://widodo.staff.uns.ac.id/category/articles/

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s