Knowledge Management (KM) Dalam Perpustakaan

Standard

Dalam sebuah organisasi terdapat sekumpulan orang yang mempunyai pengetahuan berbeda. Masing-masing pengetahuan tersebut digunakan sesuai dengan spesialisasi pekerjaan yang dijalani. Misalnya seorang yang ahli berbicara akan ditempatkan di bagian humas atau public relation, orang yang ahli dalam administrasi akan ditempatkan di bagian kesekretariatan.  Masing-masing pengetahuan tersebut berjalan dengan sendirinya tanpa ada komunikasi. Kejadian ini dibiarkan terus menerus hingga suatu saat ketika seorang sekretaris mengundurkan diri, maka yang terjadi adalah organisasi tersebut tidak dapat mencari pengganti sekretaris yang kompeten, karena anggota yang lain sama sekali tidak mengerti perihal kesekretariatan. Ini lah yang terjadi jika dalam suatu organisasi,perusahaan, instansi maupun perpustakaan tidak ada sebuah komunikasi pengetahuan atau lebih populernya disebut sebagai knowledge management (KM)/ mengolah pengetahuan.Bisa juga dalam hal lain banyak informasi yang dipegang oleh  anggota, informasi ini ditimbun sendiri oleh anggota tersebut hingga suatu saat ada perubahan struktur yang menyebabkan anggota in berpindah tempat dengan membawa segala informasi/dokumen mengenai pekerjaan dia sebelumnya, maka dapat dipastikan orang baru yang menempati pekerjaan  anggota tersebut akan kesulitan karena dia benar-benar baru dan tidak mengerti apa-apa.

Pengetahuan adalah data dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten. Pengetahuan itu bisa dari manusia, buku, koran, email, atau alat komunikasi lainnya. Pengetahuan yang ada pada manusia dibagi menjadi dua, yaitu Tacit dan eksplisit. Tacit merupakan  pengetahuan yang terbentuk karena pengalaman melakukan sesuatu. Sebagian besar orang Indonesia menganggap pengetahuan tacit merupakan istilah yag baru .Sebenarnya pengetahuan tacit sudah terbentuk lama dan dikenal dalam komunitas Jawa. Dalam komunitas Jawa, pengetahuan dikenal sebagai ilmu yaitu sesuatu yang dipelajari dari buku dan sekolah, sedangkan pengetahuan tacit dikenal sebagai “ngelmu” yaitu sesuatu yang harus dilekatkan pada pengetahuan. Menurut pandangan mereka, orang yang memiliki pengetahuan tacit dianggap orang pintar yang sudah mengendap ilmunya. Apa yang diucapkan harus sesuai dengan apa yang diperbuat orang tersebut. Sama halnya dalam organisasi, masing-masing anggota mempunyai tacit , suatu ketika jika terjadi permasalahan seorang manager akan mengumpulkan anggotanya untuk menyelesaikannya, disitulah masing-masing anggota mengeluarkan ­tacit yang berbeda-beda. Managerlah yang merangkum itu semua dan mengambil langkah yang terbaik, manager itupun mendapat tacit baru sesuai dengan pengalaman itu. Yang kedua, pengetahuan eksplisit, ini  merupakan salah satu bentuk kemampuan informasi yang didokumentasikan melalui tulisan. Hanya sedikit bagian dari pengetahuan yang orang miliki dapat didokumentasikan secara tertulis, sebagian besar lainnya tersimpan dalam bentuk tacit dalam memori.

Perubahan dunia ini mengarah ke fenomena bahwa sumber ekonomi bukan lagi dalam bentuk money capital atau sumber daya alam, tapi ke arah knowledge capital. Justru karena knowledge alias pengetahuan ini kedepannya memegang peranan penting, karena itu harus kita kelola. Dalam satu dasawarsa terakhir pengelolaan pengetahuan (knowledge management), menjadi salah satu metode peningkatan produktifitas suatu organisasi, perusahaan atau instansi. Hal ini dapat dimengerti karena kompetisi tidak lagi mengandalkan sumber daya alam, tetapi berpindah kepada pemanfaatan sumber daya manusia secara optimal. Pemanfaatan sumber daya manusia melalui potensi kreativitas dan inovasi, agar dapat meningkatkan produktivitas suatu organisasi. Dari sini terlihat bahwa pengetahuan perlu di manage untuk memaksimalkan sumber daya dalam sebuah organisasi atau dalam hal ini perpustakaan. Bambang Setiarso (2006) mengatakan bahwa KM adalah bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang berbeda mulai saling berbicara, yang sekarang populer dengan label learning organization. PeterF. Drucker mendefinisikan Managing Knowledge Means Managing Oneself, senada dengan Peter F Druckuer, Romi Satria Wahono mendefinisikan konsep dasar knowledge management adalah, setiap orang harus mengelola pengetahuan mereka sendiri.  Menurut http://www.km-forum.org KM adalah suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi KM bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.

Hendrik (2003) menjelaskan mengenai siklus/aliran pengetahuan sebagai berikut:

Penciptaan pengetahuan (creation)

Tahap memasukkan segala pengetahuan yang baru kedalam sistem, termasuk juga pengembangan pengetahuan dan penemuan pengetahuan.

Penyimpanan pengetahuan (retention)

Ini adalah tahap penyimpanan pengetahuan kedalam sistem agar pengetahuan selalu awet. Proses ini juga menjaga hubungan antara pengetahuan dengan sistem.

Pemindahan pengetahuan (transfer)

Menyangkut dengan aktifitas pemindahan pengetahuan dari satu pihak ke pihak lain. Termasuk juga dengan komunikasi, penerjemahan, konversi, penyaringan dan pengubahan.

Penggunaan pengetahuan (utilization)

Kegiatan yang berhubungan dengan aplikasi pengetahuan sampai pada proses bisnis, termasuk dalam tahap penggunaan pengetahuan.

Dalam aplikasinya KM dapat diterapkan dalam beberapa bentuk kegiatan, prinsipnya adalah bagaimana sebuah pengetahuan dapat dimanfaatkan oleh organisasi untuk meningkatkan kinerjanya.  Dalam perpustakaan terdapat banyak pengetahuan, dari mulai buku, jurnal, artikel, majalah dan  informasi terekam lainnya. Semua itu di atur sedemikian rupa hingga memudahkan dalam pemanfaatannya. Sering kita menyebutnya klasifikasi, klasifikasi tidak hanya ada di perpustakaan namun secar umum pengetahuan di dunia ini di klasifikasikan, pentingnya klasifikasi dalam dunia pengetahuan manusia, apalagi dalam knowledge management,seperti : klassifikasi selain hirarkis, klasifikasi pohon, paradigma dan facet. Beberapa hal penting yang menyebabkan klassifikasi mutlak dalam urusan pengetahuan pada suatu organisasi (Kwasnik, 1999) mengatakan adalah sebagai berikut :

– mampu meringkas pengetahuan sehingga mudah dicerna;

– memberikan deskripsi yang kaya terhadap pengetahuan dalam kaitannya dengan pengetahuan     lain;

– memperlihatkan antar-hubungan pengetahuan sehingga memungkinkan penggunaannya memiliki perspektif yang lebih menyeluruh atau holistik;

– memperlihatkan jarak antara satu pengetahuan dengan lainnya (terutama dalam klassifikasi  pohon);

– membantu menemukan pola atau keteraturan dalam pemberian kriteria kepada pengetahuan.

Selain Knowledge Management (KM) kita juga mengenal adanya Knowledge sharing (KS). Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) merupakan salah satu metode dalam knowledge management yang digunakan untuk memberikan kesempatan kepada anggota suatu organisasi, instansi atau perusahaan untuk berbagi ilmu pengetahuan, teknik, pengalaman dan ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya. Berbagi pengetahuan hanya dapat dilakukan bilamana setiap anggota memiliki kesempatan yang luas dalam menyampaikan pendapat, ide, kritikan, dan komentarnya kepada anggota lainnya. Berger dan Luckmann (Berger 1966) menyebutkan ada 3 momen dalam proses membangun pengetahuan dalam organisasi: eksternalisasi, obyektifikasi dan internalisasi. Eksternalisasi pengetahuan adalah proses dimana terjadi pertukaran pengetahuan personal, sehingga pengetahuan dikomunikasikan di antara anggota. Obyektifikasi pengetahuan adalah proses dimana pengetahuan menjadi realitas obyektif, sehingga pengetahuan tersebut diakui organisasi (komunitas). Internalisasi pengetahuan adalah proses dimana pengetahuan yang terobyektifikasi tersebut digunakan oleh personal dalam rangka sosialisasi mereka. Internalisasi pengetahuan dilakukan melalui kegiatan pencarian dan menemukan kembali pengetahuan yang tersimpan dalam organisasi.

Seringkali ada berbagai asumsi yang salah tentang knowledge management, tiga diantara asumsi itu adalah 1). jika infrastruktur teknologi informasi sudah dibangun , maka dengan senang hati berbagi pengetahuan antar sesama, 2). teknologi informasi dapat menggantikan kekuatan percakapan langsung dan memperlancar pertukaran pengetahuan, 3). sebuah organisasi harus terlebih dahulu membangun infrastruktur teknologi dan kultur belajar sebelum bisa belajar. Ketiga asumsi itu seringkali mengabaikan kenyataan bahwa KM sesungguhnya berawal dari satu kata yaitu : berbagi bersama (share) (Setiarso, Bambang, 2006:6).  Dimulai dari saling berbgai pengetahuan maka secara tidak sadar sudah terjadi proses KM, masing-masing/beberapa anggota saling membagi informasi kepada yang lain sehingga yang lain mendapat tambahan pengetahuan adalah contoh dari KS, yang mencoba mengatur dan menyebarkan pengetahuan yang ada di sebuah organisasi. Dalam perpustakaan hal ini bisa diterapkan dengan diskusi, seminar ataupun berdialog bersama untuk memecahkan permasalahan.

Menurut Shanhong tujuan dari KM di perpustakaan adalah: Pertama, Meningkatkan Pengetahuan Inovasi. Sebagai dasar untuk pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan distribusi pengetahuan dan informasi, perpustakaan mewakili link yang sangat diperlukan dalam rantai sistem ilmiah, link yang penting dalam pengetahuan. Kedua, , perpustakaan mengambil bagian dalam proses penelitian ilmiah secara langsung. Kerja perpustakaan merupakan komponen pengetahuan inovasi. Ketiga, perpustakaan harus memperhatikan difusi dan konversi pengetahuan. Mereka bertindak sebagai jembatan untuk mengubah hasil pengetahuan inovasi ke kekuatan produktif realistis.

Menurut Dilip Bhatt dalam Saputri (2010) bahwa knowledge management memiliki komponen yang saling terkait satu sama lain, adapun komponennya :

  1. People
  2. Technology
  3. Process

Yang mana ketiganya dapat menghasilkan suatu pembelajaran bagi organisasi. Dari gambar dapat diketahui bahwa komponen sumber daya manusia menjadi faktor penting penerapan knowledge management untuk menghasilkan budaya belajar dalam suatu organisasi. Mengapa demikian? Karena hampir sebagian besar pengetahuan yang dimiliki seseorang jauh lebih berpotensi daripada teknologi yang disediakan oleh organisasi. Menurut Shanhong, Manajemen Sumber Daya Manusia adalah inti dari Knowledge Management di perpustakaan dan mengambil sumber daya pengetahuan berkembang di otak staf perpustakaan sebagai cara penting untuk peningkatan efisiensi kerja. Semua peningkatan kualitas staf perpustakaan dan posisi nilai manusia akan menjadi tujuan penting pengetahuan manajemen di perpustakaan.

Aplikasi Knowledge Management Pada abad ke-21 perpustakaan juga harus melihat  pentingnya penyediaan layanan bagi masyarakat untuk memperoleh pengetahuan dan mencapai fungsi yang maksimal dan efisiensi dari  pengetahuan informasi. Oleh karena itu, layanan pengetahuan berdasarkan informasi kecepatan tinggi jaringan harus dilakukan dengan cara:

1. Menyiapkan perpustakaan virtual atau pusat informasi bagi perusahaan, pemerintah, organisasi masyarakat dan lembaga-lembaga penelitian ilmiah.

2.  Menyiapkan layanan pengetahuan digital.

3. Otomasi sumber daya perpustakaan.

Manajemen sumber daya manusia menganggapnya sebagai titik dasar untuk melatih kualitas bakat tinggi dan khusus untuk merevitalisasi usaha perpustakaan.

KM dalam Bidang Struktur Organisasi, Proses Bisnis dan Kebudayaan Perpustakaan Memperkenalkan Sistem CKO. The Chief Knowledge Officer (CKO) adalah orang tertinggi yang bertanggung jawab atas Knowledge Management, sistem CKO mewakili tren perkembangan terbaru dari sistem pengelolaan informasi organisasi, dan menandai peralihan informasi manajemen dari tahap manajemen sumber daya informasi dengan manajemen pengetahuan.

KM dalam Bidang Teknologi Informasi, teknologi informasi utama yang relevan dengan Knowledge Management meliputi: Internet, Intranet dan Extranet; sistem manajemen database; metadata; perolehan dan pengumpulan data; penyebarluasan, pesan, dorong dan tarik; pencarian informasi; berbagi sumber daya informasi; groupware; middleware; pada line analitis pengolahan; multidimensi analisis dan penggalian data. Teknologi sistem manajemen basis data dan metadata juga teknologi kunci dalam Knowledge Management.

Informasi lingkungan ekonomi dan lingkungan telah berubah dengan cepat pada masa ini. Bagaimana kalangan perpustakaan dapat memenuhi tantangan pengetahuan dan membangun sistem knowledge management perpustakaan adalah subyek yang menuntut kita untuk terus belajar dan membutuhkan solusi yang mendesak.

Keterbukaan dan keinginan untuk berbagai menjadi hal pokok dalam keberhasilan KM di perpustakaan. Pustakawan yang tidak ingin berbagi akan menimbun banyak pengetahuan sehingga suatu saat orang tersebut pensiun, tidak ada yang menggantinya. Dengan menempatkan pustakawan sesuai dengan keahliannya dan mengadakan forum diskusi antar pustakawan maka dapat meningkatkan pengetahuan para pustakawan dan juga dapat memaksimalkan pengetahuan yang sebenarnya dimiliki oleh tiap pustakawan itu.

REFERENSI

Hendrik.  2003.   Sekilas Tentang Knowledge Management. http://ilmukomputer.org/2008/11/25/sekilas-tentang-knowledge-management-author . Akses pada tanggal 3 April 2010.

Mariana, Ana. Pengetahuan Tacit dan Pengetahuan Eksplisit Sumber Keunggulan Kompetitif dalam Keunggulan Organisasi. http://jurnal.unikom.ac.id/vol7/08-Ana.pdf. Akses pada tanggal 2 April 2010.

Saputri, Devy, Listisari. 2010. Knowledge Management Bagi Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Gajah Mada. http://duniaperpustakaan.com/2010/03/08/knowledge-management-bagi-sistem-informasi-perpustakaan-universitas-gadjah-mada/. Akses pada tanggal 5 April 2010.

Setiarso, Bambang. 2006. Berbagi Pengetahuan: Siapa Yang Mengelola Pengetahuan?. http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2006/09/bse-berbagi.pdf. Akses pada tanggal 3 April 2010

Setiarso, Bambang. 2006. Penerapan Knowledge Management Pada Organisasi:Studi Kasus di Salah Satu Unit Organisasi LIPI. http://ilmukomputer.org/wp content/uploads/2007/04/bse-ksni.pdf. Akses pada tanggal 3 April 2010.

Shanhong, Tan. Knowledge Management dalam Perpustakaan di abad ke-21.http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2009/10/knowledge-management-dalam perpustakaan.html. Akses pada tanggal 4 April 2010.

Wahono, Romi, Satria.2008. Knowledge Management dan Kiat Praktisnya. http://romisatriawahono.net/wp-content/uploads/2006/12/romi. Akses pada tanggal 3 April 2010.

One response »

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s